Dotmap conçoit des expériences de team building pour des entreprises. Les demandes arrivent de cinq endroits différents : le site, trois plateformes de mise en relation, le téléphone.
Le volume n'a jamais été le problème. En 2025 : 980 leads entrants, 1 018 opportunités ouvertes, 282 affaires signées. Soit 27,7 % de conversion, sur un cycle de vente de 27 jours.
Le problème était ailleurs. Chaque lead entrait, était ressaisi, devisé et relancé à la main, dans l'ordre où il arrivait.
Une capture d'écran de la demande déposée à un assistant, et la fiche part structurée vers le CRM. Pour les appels et les mails, la conversation est enregistrée, le compte rendu récupéré, l'opportunité créée par automatisation.
Qui porte ça aujourd'hui : l'équipe technique de Dotmap, qui a construit les scénarios avec nous.
Le formulaire de collecte a été refondu avec un score. Budget, nombre de participants, ville, date : chaque lead ressort tagué important ou standard. Un lead important ouvre directement l'agenda des commerciaux pour un rendez-vous immédiat. Si le prospect n'est pas joint au téléphone, un mail de réassurance part tout seul, avec la prise de rendez-vous en un clic.
L'effet : la prise de contact s'accélère là où ça compte, sur les leads chauds.
Une page personnalisée générée pour le prospect, testée contre la propale classique avant d'être généralisée. En parallèle, l'équipe contenu a été équipée pour produire ses cas clients seule, et Dotmap a récupéré son design system.
Le gain : environ 15 jours par an sur la production des propositions, et des éléments de réassurance produits sans dépendre de personne.
Un fichier de priorisation se génère à la demande. Il classe chaque lead (rang, tag, budget, canal, âge de la dernière action, angle à prendre, pourquoi maintenant) et fixe l'ordre des appels. Quatre scénarios de relance couvrent les cas réels : la proposition non lue, le cas client qui fait penser à vous, la preuve par la satisfaction, la date qui approche.
Le gain : environ 75 % du temps de relance, soit une vingtaine de jours par an.
Ces gains sont estimés à partir des volumes réels de 2025, étape par étape. On ne les arrondit pas vers le haut. L'effet sur le taux de conversion, lui, se mesure sur trois mois de fonctionnement, rentrée comprise. On le publiera quand on l'aura.
C'était l'objectif posé dès le premier jour : que le dirigeant et son équipe commerciale pilotent seuls. Depuis le 1er juillet, nous ne sommes plus dans la boucle.
Cinq indicateurs suivis en continu : volume de leads par canal, taux de complétion du formulaire, valeur du pipe et prévisions de closing, conversion par canal, part du chiffre d'affaires venant de clients déjà venus.